Bedrijfsinfo

Turnhout is een groene, diverse en sterk groeiende centrumstad met 47 000 inwoners. Bouw ze mee uit tot een sterke stad die de uitdagingen van vandaag en morgen kan trotseren. Samen maken we Turnhout futureproof.

Welkom bij Stad Turnhout!

Als administratief medewerker ondersteun jij onze werking, en sta je mee in voor een efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en bezoekers. Binnen onze organisatie komen zowel administratief medewerkers voor in een frontoffice-, in een backoffice-functie of in een combinatie van beiden.
In een backoffice functie heb je een administratief ondersteunende rol en sta je meer in contact met collega’s dan rechtstreeks met de klanten. In een frontoffice-functie daarentegen ben je het gezicht van onze organisatie en sta je ook in direct klantcontact, zoals bijvoorbeeld onze onthaalmedewerkers. De meeste van onze administratief medewerkers combineren zowel frontoffice- als backofficetaken.

Stad Turnhout heeft regelmatig vacatures voor administratief medewerkers en legt daarom een wervingsreserve aan voor toekomstige vacatures van administratief medewerker (C1-C3) in een team binnen één van onze clusters: ruimte, mens, vrije tijd of ondersteunende diensten.
Slaag je voor de selectieproeven kom je in de wervingsreserve terecht. De reserve blijft minstens 12 maanden geldig. Is er in die periode een vacature van administratief medewerker contacteren we altijd eerst de kandidaten in de reserve. Je hoeft op dat moment geen examen meer af te leggen. Ben je beschikbaar volgt er enkel een kort kennismakingsgesprek met de betrokken leidinggevende

Profiel

Je talenten

• Kennis en/of ervaring binnen een gemeentelijke administratie is uiteraard een voordeel maar geen must. Wij kijken in de eerste plaats naar je competenties. Uiteraard ben je sterk in administratief werk.
• Verder heb je een goede kennis van de Nederlandse taal (zowel geschreven als gesproken), een vlotte pen en kan je communiceren op maat van de klant.
• Klantvriendelijkheid en behulpzaamheid zijn jouw troeven.
• Je pikt snel nieuwe zaken op, werkt planmatig en nauwgezet.
• Binnen Stad Turnhout werken we nauw met elkaar samen maar je bent ook in staat je taken zelfstandig uit te voeren.
• Je hebt een degelijke kennis van praktisch computergebruik en Microsoft Office (Word, Outlook, Teams en voor een aantal administratieve functies ook excel).
• Onze administratief medewerkers frontoffice vallen op door hun vlotte en open persoonlijkheid. Zij kunnen, indien de situatie dit vereist, de nodige assertiviteit aan de dag leggen.
• Verder voldoe je aan de basiscompetenties van de Stad Turnhout. Je bent klantgericht, goed in samenwerken, gericht op verbeteren, organisatiebetrokken en betrouwbaar.

Kan je deelnemen?

• Je hebt tenminste een diploma hoger secundair onderwijs (of gelijkgesteld).

Functieomschrijving

• Je bent een administratieve kracht. Je verzamelt en verwerkt gegevens en staat in voor het opvolgen en het afhandelen van dossiers. Je kan daarbij je dagindeling aanpassen in functie van de noden binnen de afdeling.
• Naast administratieve ondersteuning help je ook bij de praktische werking van de dienst.
• Je informeert collega’s en (sporadisch) klanten over jouw dossiers en administratie.
• Voor administratief medewerker frontoffice bestaat een groot deel van het takenpakket uit het onderhouden van direct contact met klanten en hen verder helpen aan het loket. Je verwerkt de bijhorende administratie.

Wij bieden U

• We leggen een wervingsreserve aan voor één jaar. Vanuit deze reserve vullen we toekomstige functies in. Deze functies zijn ingeschaald in de graad Cv (C1-C2-C3).
• Je minimumloon voor een voltijdse functie bedraagt 2 318,21 euro bruto per maand. Relevante beroepservaring uit de privésector of als zelfstandige kan je voor maximum 8 jaar meenemen (max. 2 709,86 euro bruto per maand). Diensten bij een andere overheid worden onbeperkt meegenomen bij de vaststelling van de administratieve anciënniteiten. Schaalanciënniteit kan meegenomen worden indien bij een andere overheid gelijke of gelijkaardige functies binnen eenzelfde niveau en rang werden uitgeoefend. Voor een persoonlijke loonsimulatie kan je personeelspunt@turnhout.be contacteren.
• Maaltijdcheques van 8 euro per gewerkte dag, ecocheques (pro rata je tewerkstelling), woon-werkverkeer: fietsvergoeding of volledige terugbetaling abonnement openbaar vervoer, eindejaarstoelage.
• Tweede pensioenpijler (= aanvullend pensioen bovenop het wettelijk pensioen).
• Lidmaatschap van de Gemeenschappelijke Sociale Dienst Vlaanderen.
• Een organisatie die sterk inzet op een duurzame loopbaan en op een gezonde balans tussen werk en privé. We coachen medewerkers in hun loopbaan en bieden glijdende werktijd en een soepele vakantieregeling waarbij je als voltijdse medewerker jaarlijks recht hebt op 33 vakantiedagen (deeltijds pro rata) aangevuld met 14 feestdagen. Wij volgen het verlofstelsel van de publieke sector wat betekent dat je vanaf je indiensttreding recht hebt op betaalde vakantie a rato van de nog te presteren maanden van dat jaar.
• Je plaats van tewerkstelling is afhankelijk van de vacature die vrijkomt.
• Je werktijd is afhankelijk van je plaats van tewerkstelling. Basiswerkdag: 7,6u. Voltijdse werkweek: 38u. Beperkt thuiswerk is mogelijk in zoverre dat de werkzaamheden het toelaten en uiteraard in samenspraak met je leidinggevende.

Selectieprocedure

• De procedure bestaat uit twee proeven: een schriftelijke proef die je kennis en vaardigheden voor de functie test en een competentiegericht interview.
• Er kan beslist worden om als extra stap een preselectie te organiseren op basis van de ontvangen CV’s en motivatiebrieven.
• Uiterlijk op 20 november 2023 ontvang je meer informatie over de selectieprocedure.

Interesse?

• Solliciteren kan tot en met woensdag 15 november 2023.
• Om te solliciteren schrijf je je online via onze jobsite jobs.turnhout.be
• Vergeet zeker niet je motivatiebrief, een kopie van je diploma en je curriculum vitae toe te voegen.
• Stad Turnhout verwelkomt iedereen en gaat voluit voor gelijke kansen en waardeert diversiteit.

We selecteren kandidaten enkel op basis van hun competenties.